Afacerea „verde”

Tehnologia, care este omniprezentă în zilele noastre şi care are nevoie de gestionarea informaţiilor digitale, este contrabalansată, ce curios, de o creştere ‘neaşteptată’ a folosirii hârtiei. În ciuda faptului că azi, tehnologia ne oferă acces la mult mai multe informaţii decât în trecut, încă mai avem nevoie şi întotdeauna vom avea nevoie de tipărirea acestor informaţii . Acest lucru îl observăm din creşterea cvasiliniară a folosirii hârtiei în ultimele decenii . Deşi înţelegem pe deplin ceea ce citim (citim, înţelegem şi procesăm), tot simţim nevoia să să ne folosim de hârtie tipărită. Cu ceva timp în urmă, am mers la bancă să modific condiţiile contului meu; am pierdut şirul semnăturilor pe care a trebuit să le aplic pe diverse hârtii care mi-au fost date, era un număr cu adevărat impresionant de semnături depuse şi, la final, dosarul meu avea grosimea de un centimetru. Privind pe masa funcţionarei mele eficiente de la bancă şi observând teancurile de dosare (am numărat cam o jumătate de duzină) aranjate cu atenţie în jurul ei, asemenea altor birouri aflate în jurul său, mi-a trecut prin minte următoarea întrebare, pe care i-am pus-o: “Nu vă simţiţi inundată de toată această hârtie ?”. A răspuns astfel , “Ce vedeţi aici este doar vârful aisbergului”, ceea ce m-a făcut să înţeleg că, cel puţin în anumite situaţii, un birou fără hârtie este doar un obiectiv al viitorului.

Federico BERTI ARNOALDI

Hârtia este şi rămâne un instrument excepţional. Uşoară, flexibilă şi foarte respectată, poate conţine mii de caractere, afişează ilustraţii colorate, precum şi imagini în alb şi negru, iar nivelul său ridicat de contrast o face uşor de citit. Oamenii care ‘folosesc’ documente pe hârtie pot aduna din acestea multe informaţii paralingvistice: aranjarea în pagină poate accentua elementele estetice sau calitative, iar modul în care textul este aranjat, distribuit şi sub-divizat poate clarifica complexitatea unui document, la fel cum grosimea unei cărţi sau a unui raport oferă indicaţii despre conţinutul acestora. Calitatea ‘hipertextuală’ a unei cărţi, cu rezumatele, notele şi indexurile sale, o face ideală pentru citirea neliniară. Mai mult, cărţile şi documentele miros frumos!

Însă hârtia costă şi ne scufundă afacerea!

Companiile devin din ce în ce mai conştiente că reducerea consumului de hârtie în afacerea lor nu doar că le ajută să îşi câştige un nume de 'companie responsabilă social', ci le şi oferă şansa de a economisi şi de a asigura o viteză şi o productivitate mărite. Eliminarea cantităţii de hârtie folosită de o companie duce la eliminarea imediată / la reducerea costurilor ce derivă din copiere/fotocopiere, tipărire, expediere la poştă, depozitare şi eliminare, precum şi din aprovizionare.

Economiile de costuri totale pot fi şi de 30 de ori costul de achiziţie! Cu alte cuvinte, un top de hârtie care costă aproape 4 EURO poate ajunge în final la 120 EURO, şi asta fără a lua în considerare munca necesară pentru a îl gestiona, care include activităţi aferente achiziţionării, fotocopierii, distribuirii, colectării de material tipărit de la imprimate, semnarea documentelor într-unul sau mai multe locuri, punerea foilor de hârtie în maşini fax, sigilarea documentelor în plicuri, adăugarea timbrelor poştale, arhivarea documentelor şi, când sunt necesare copii digitale, scanarea hârtiilor originale.

Paper-cost
Search_documents

Pentru a evita producerea unei cantităţi şi mai mari de hârtie, trebuie să configurăm şi să adoptăm servicii şi tehnologii, unele care sunt simple şi intuitive, capabile de a permite o gestionare ‘agilă’ a documentelor digitale, să facilităm gestionarea unei perioade de tranziţie, ce reglementează convertirea fişierelor pe hârtie în fişiere digitale, să stimulăm comunicarea şi fluxul de informaţii între personal şi/sau birouri.

Abordarea unei afaceri „verzi” provine din această idee: “Azi, toate documentele sunt generate digital cu un computer. Este de dorit, pe cât posibil, să se păstreze această geneză digitală, să aibă loc o apropriere de metodele digitale care păstrează complet aplicabilitatea şi respectarea legilor”.

Astfel, dematerializarea are loc prin:

  • Crearea şi gestionarea documentelor digitale.

  • Aplicarea semnăturilor digitale pe documente, semnături ce obligă în mod legal (autorizare).

  • Transmiterea digitală a documentelor.

  • Servicii web care gestionează în mod sigur şi securizat (autentificare puternică) proceduri de autorizare /validare (semnătură digitală).

  • Servicii de arhivare pe termen lung a documentelor digitale.

Dematerializarea este o etapă majoră care reduce în mod dramatic cheltuielile companiilor şi le îmbunătăţeşte abordarea „verde”. Nu este gratuită, dar investiţia financiară este foarte mică, în comparaţie cu economiile realizate din aprovizionare, stocare, expediere la poştă, şi nu în ultimul rând dorinţa atotprezentă de productivitate mărită a personalului. Alte economii mai puţin evidente, dar totuşi consistente, sunt cele ce derivă din diminuarea erorilor, a cauzelor şi problemelor aferente pierderii documentelor şi din efortul de a evita „risipirea talentului” în activităţi la locul de muncă. Există o probabilitate mare ca costul hârtiei pe care îl suportă o companie, oricare ar fi dimensiunea acesteia, să fie mult mai mare decât cel prezentat în bugetul companiei, chiar şi în evenimentul puţin probabil că acesta a fost calculat. Calcularea Costului Total de Proprietate (CTP) al cantităţii de hârtie dintr-o companie nu poate fi făcută fără o analiză atentă atât a costurilor directe cât şi a celor indirecte.

Deci, doar pentru o clipă, să uităm de mediu şi să ne gândim la noi şi la afacerea noastră şi, dacă pur şi simplu nu aţi observat sau doar aţi uitat, acum este momentul să purtaţi în minte ideea că…

… o companie fără hârtie va duce cu adevărat şi în mod tangibil la creşterea competitivităţii!
GoBusiness